一、會議籌備方案的擬定
1、相關知識
(1)會議籌備方案的內容
      確定會議的主體與議題;確定會議主題的要素：要有切實的依據;要結合本單位的實際;要有明確的目的。確定會議的名稱。確定會議議程。確定會議時間和地點。確定會議所需設備和工具。確定會議文件的范圍。確定會議與會代表的組成。確定會議經費預算。確定會議住宿和餐飲安排。確定會議的籌備機構，大型會議需要確定籌備機構與人員分工。
(2)會議籌備方案的作用
      確保會議的周密組織。確保會議服務質量和溝通協調到位。確保領導的意圖得以貫徹執行。
(3)電話會議及視頻會議的知識：
電話會議：

電話會議交流的信息特點：
① 方便靈活，準備時間短，恢復迅速，花費少。
② 缺少身體語言，難以進行互動交流。
③ 為提高效率，可以搭配使用其他通信方式。
④ 適用于分公司不遠，規模不大的企業。
工作程序和要點：
① 準備發出開會信息。
② 認真分發會議書面信息材料。
★ 電話會議是一種以語言交流為手段的會議形式，無法實現文字的同步傳輸，需要做好會議書面信息的分發工作。(06年11月)
③ 合理安排會場信息傳輸設備。

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