在撰寫監理通知單時，一方面要堅持原則，分清責任，既要提出問題所在，還要提出解決問題的要求和應當達到的目標;另一方面，內容應準確、完整、條理性強、表達清晰且要符合一定的格式要求。監理通知單的撰寫和簽發要注意下列要點和事項：
(1)監理通知單應在用詞上，要區別對待。對要求嚴格程度不同的用詞，應分別采取“必須”、“嚴禁”、“應”、“不應”、“不得”或“宜”、“可”“不宜”等。
(2)存在問題部位的表述應具體。如問題出現在三樓三層樓板某梁的具體部位是應注明：“三樓三層樓板⑥軸、(A)~(B)列L5梁”。
(3)用數據說話，詳細敘述問題存在的違規內容。一般應包括監理實測值、設計值、允許偏差值、違反規范種類及條款等，如：“梁鋼筋保護層厚度局部實測值為18mm,設計值為25mm，已超出允許偏差±5mm，違反《混凝土結構工程施工質量驗收規范》(GB50204—2002)5.5.2條款規定”。對吃不準的問題，監理應在內部切磋商量，查找相關標準規范后予以判斷。
(4)要求承包單位整改時限應敘述具體，如：“在48小時內”。
(5)要求承包單位在監理通知單回復時，針對提出問題深刻分析問題產生的原因，并闡述整改采取的措施、整改經過和整改結果等。
(6)要求承包單位采取預防措施，防止類似問題的再次發生。
(7)注明承包單位申訴的形式和時限，如“對本監理通知單內容有異議，請在24小時內向監理提出書面報告”。
(8)總/專業監理工程師簽名欄應親筆手簽，堅持“誰簽發、誰簽字、誰負責”的原則。
(9)簽發和簽收時間應具體，詳細到分鐘，如：“2005年3月10日上午9：30監理簽發，上午9:35承包單位負責人簽收”。
(10)反映的問題如果能用照片予以記錄，應附上照片。
(11)監理通知單 應及時抄送建設單位。
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