在撰寫監(jiān)理通知單時，一方面要堅持原則，分清責(zé)任，既要提出問題所在，還要提出解決問題的要求和應(yīng)當(dāng)達(dá)到的目標(biāo);另一方面，內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確、完整、條理性強、表達(dá)清晰且要符合一定的格式要求。監(jiān)理通知單的撰寫和簽發(fā)要注意下列要點和事項：
(1)監(jiān)理通知單應(yīng)在用詞上，要區(qū)別對待。對要求嚴(yán)格程度不同的用詞，應(yīng)分別采取“必須”、“嚴(yán)禁”、“應(yīng)”、“不應(yīng)”、“不得”或“宜”、“可”“不宜”等。
(2)存在問題部位的表述應(yīng)具體。如問題出現(xiàn)在三樓三層樓板某梁的具體部位是應(yīng)注明：“三樓三層樓板⑥軸、(A)~(B)列L5梁”。
(3)用數(shù)據(jù)說話，詳細(xì)敘述問題存在的違規(guī)內(nèi)容。一般應(yīng)包括監(jiān)理實測值、設(shè)計值、允許偏差值、違反規(guī)范種類及條款等，如：“梁鋼筋保護層厚度局部實測值為18mm,設(shè)計值為25mm，已超出允許偏差±5mm，違反《混凝土結(jié)構(gòu)工程施工質(zhì)量驗收規(guī)范》(GB50204—2002)5.5.2條款規(guī)定”。對吃不準(zhǔn)的問題，監(jiān)理應(yīng)在內(nèi)部切磋商量，查找相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范后予以判斷。
(4)要求承包單位整改時限應(yīng)敘述具體，如：“在48小時內(nèi)”。
(5)要求承包單位在監(jiān)理通知單回復(fù)時，針對提出問題深刻分析問題產(chǎn)生的原因，并闡述整改采取的措施、整改經(jīng)過和整改結(jié)果等。
(6)要求承包單位采取預(yù)防措施，防止類似問題的再次發(fā)生。
(7)注明承包單位申訴的形式和時限，如“對本監(jiān)理通知單內(nèi)容有異議，請在24小時內(nèi)向監(jiān)理提出書面報告”。
(8)總/專業(yè)監(jiān)理工程師簽名欄應(yīng)親筆手簽，堅持“誰簽發(fā)、誰簽字、誰負(fù)責(zé)”的原則。
(9)簽發(fā)和簽收時間應(yīng)具體，詳細(xì)到分鐘，如：“2005年3月10日上午9：30監(jiān)理簽發(fā)，上午9:35承包單位負(fù)責(zé)人簽收”。
(10)反映的問題如果能用照片予以記錄，應(yīng)附上照片。
(11)監(jiān)理通知單 應(yīng)及時抄送建設(shè)單位。
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